Grufesa reafirma su compromiso con el medio ambiente e implanta un programa de gestión documental para reducir el uso de papel

Grufesa reafirma su compromiso con el medio ambiente e implanta un programa de gestión documental para reducir el uso de papel

Grufesa ha reafirmado su compromiso con el medio ambiente, que está presente en todos los ámbitos de la empresa, con la implantación de un pionero programa de gestión documental que le permitirá ahorrar recursos como el papel, respetando así al entorno natural.

La sostenibilidad es uno de los pilares de Grufesa, que ya aplica técnicas innovadoras en el campo para producir cuidando la planta y el lugar en el que se produce. Ahora, con la puesta en marcha este programa, la empresa suma valores de responsabilidad social a su actividad que le llevan además a ahorrar recursos como el tóner de la impresora o incluso horas de trabajo dedicadas al archivo y búsqueda de documentos impresos en papel.

Desde su puesta en marcha, todos los documentos que entren o salgan de Grufesa se escanerán y archivarán, lo que hará que “no haya ni un solo papel en Administración”, según ha explicado el responsable de la implantación del programa de gestión documental, Juan Manuel Méndez.

La gestión documental es una práctica innovadora, que ha sido puesta en marcha en hospitales o administraciones, debido al volumen de papel con el que trabajan. En Grufesa se pondrá en marcha completamente a partir del mes de enero y su instalación se realizará por departamentos, dividido en tres fases: Almacén y Administración, Gestoría y Laboral. “Solo el departamento Laboral genera 150.000 documentos al año”, indica Méndez, “lo que nos da una idea de las ventajas que supondrá para el departamento contar con este programa”.

Tener los archivos digitalizados permite ahorrar tiempo en su archivo y búsqueda (el programa permite la búsqueda por palabras, fecha, etc.), custodia documentos, elimina el papel acumulado, agiliza los flujos de trabajo, evita la impresión innecesaria, así como tiene en cuenta conceptos tan importantes para una empresa como la seguridad documentaria. “Sabemos quién abre un documento, en qué momento y si lo ha modificado, manteniendo las versiones anteriores”.

Esta documentación se archivará manteniendo réplicas en un sistema de seguridad, que guardará copias de todo por si existe algún fallo. La puesta en marcha de este programa permite a Grufesa continuar en la línea sostenible que desarrolla en diferentes áreas de la empresa.

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