La incorporación de una nueva herramienta permite a la compañía un ahorro de tiempo y espacio, así como un acceso más sencillo y seguro a la información que genera, de acuerdo con sus principios de innovación y sostenibilidad.
El proceso de transformación de la gestión documental de Grufesa, empresa moguereña productora y comercializadora de berries, le ha valido el reconocimiento de la multinacional japonesa Canon, especializada en la comercialización de productos ópticos y en la captura y reproducción de imágenes, que la ha seleccionado como caso de éxito empresarial del sector por la eficiente implementación de una nueva herramienta que le ha permitido un considerable ahorro en tiempo y espacio gracias a un acceso más ágil, sencillo, seguro y eficiente a toda la información que genera.
Fundada en 1983 e integrada por 39 socios, el crecimiento sostenido que ha experimentado desde entonces la compañía ha generado un notable incremento en el volumen de la documentación que ha requerido de la búsqueda de nuevas soluciones para aliviar la falta de espacio físico para su almacenamiento así como para facilitar, agilizar y controlar el acceso a la información.
Para dar respuesta a esas necesidades y afrontar sus nuevos retos, la compañía se decantó tras evaluar el mercado por la solución del software de gestión de Canon, con una implementación personalizada, hecha a medida, lo que ha permitido una mayor y mejor optimización de recursos que le ha proporcionado evidentes ventajas desde su implantación hace un año.
Gracias al nuevo sistema de gestión documental, se ha ganado entre otras propiedades en mayor seguridad y garantías al guardar cada documento , una mejor optimización del tiempo, reducción del espacio físico para almacenamiento documental, un notable ahorro de papel, mayor control sobre las modificaciones en los documentos, y más agilidad en la búsqueda y localización de archivos.La implementación de este software dentro del proceso de transformación de la gestión documental se enmarca dentro de los principios y valores de innovación y sostenibilidad que rigen la compañía, con una permanente apuesta por una nueva forma de producir más sostenible y respetuosa con el medio ambiente, lo que ha hecho merecedora de esta distinción de Canon como empresa comprometida con la sostenibilidad y modelo de éxito dentro del sector manufacturero.
“Antes cada contrato se archivaba en una carpeta física y, cuando alguien lo necesitaba, lo cogía y se lo llevaba, pero no se podía controlar si lo devolvía o no, ni si hacía algún cambio sobre éste; no había un control tan preciso” destaca Carlos Cumbreras, gerente de Grufesa, quien puntualiza que con la transformación de la gestión documental “ahora podemos localizar y consultar un albarán, una factura o un contrato en cuestión de segundos, cuando antes, en ocasiones podía llevarnos mucho tiempo. De esta forma ganamos en tiempo, espacio y accedemos a la información de una forma más segura”.
A su juicio, esta es “una apuesta a futuro” ya que vaticina que “en un tiempo la mayoría de empresas trabajarán con gestión documental y se convertirá en algo cotidiano por el ahorro de tiempo y la seguridad que supone”.
